สารพัดเทคนิคการบริหารโครงการ

การคุยงาน
   แล้วก็ได้เวลาพบปะกับลูกค้า รับฟังข้อมูลของงานที่จะให้ทำ จากลูกค้าเป็นครั้งแรก ฟรีแลนซ์มืออาชีพจำเป็นต้องมีทักษะหลายประการ การรับข้อมูล ความต้องการของลูกค้าถือเป็นงานที่สำคัญที่จำเป็นต้องอาศัยการฝึกฝนพอสมควร เพราะในโลกของการทำงานจริง ๆ นั้น เรามีโอกาสได้พบกเจอลูกค้าหลายประเภท ยังไม่นับเนื้อหางานที่แตกต่างกันไปได้อีกมากมาย บางคนอาจสามารถให้ข้อมูลกับเราได้อย่างชัดเจน เคลียร์ชัดทุก ๆ รายละเอียด แต่บางคนอาจมีแค่ความต้องการเบื้องต้นแต่ไม่อาจอธิบายอะไรให้เห็นเป็นรูปธรรมได้ชัดเจนนัก อาจกลายเป็นว่าคุณต้องพยายามใช้เวลาสอบถามและแนะนำว่าจากความต้องการเบื้องต้นของลูกค้า หากจะเปลี่ยนให้เป็นผลสำเร็จ ควรจะทำอะไร อย่างไรบ้างก็เป็นได้

   ฟรีแเลนซ์จำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะอะไรบ้าง เพื่อให้สามารถรับข้อมูลและความต้องการของลูกค้า มาเปลี่ยนเป็นขอบขายงาน การประเมิณระยะเวลาที่จะใช้ ฯลฯ ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลไปถึงผลตอบแทนที่เราพึงได้รับ

ต้องตั้งคำถามเป็น
   วิธีการที่ดีที่สุดที่จะทำให้คุณได้ข้อมูลที่ชัดเจน และครบถ้วนเกี่ยวกับเนื้องานก็คือ การรู้จักตั้งคำถาม
   ฟรีแลนซ์ที่ชั่วโมงบินสูง ๆ จะรู้วิธีการตั้งคำถามแบบไม่ให้ลูกค้าอึดอัด รู้จักจังหวะที่จะยิงคำถาม และที่สำคัญ รู้ว่าต้องถามอะไรบ้าง สำหรับฟรีแลนซ์มือใหม่ คำแนะนำก็คือ เตรียมคำถามที่คิดว่าควรจะถามไปล่วงหน้า อยากรู้ข้อมูลอะไรที่คิดว่าจำเป็น ให้จดหรือพิมพ์ลงกระดาษไปเลย ไม่ใช่ไปนั่งคิด นั่งนึกเอา
หน้าลูกค้า เพราะลูกค้าจะรู้สึกทันทีว่าคุณไม่ใช่มือโปร
  ก่อนจะยิงคำถามอะไรต่อหน้าลูกค้า หรือกระทั่งการพูดคุยผ่านโทรศัพท์ ท่องไว้เสมอว่าให้คิดให้รอบคอบก่อนจะถาม ถ้าคิดไม่ออกว่าควรจะถามคำถามอะไร ประมาณไหนให้ลองคิดว่าคุณรับงานนั้นมาทำแล้ว ควรจะต้องรู้รายละเอียดอะไรบ้าง คิดย้อนกลับไปก็จะรู้เองว่าต้องถามอะไรบ้าง

ต้องจดบันทึกข้อมูล
   หากไม่อยากพลาดข้อมูลส่วนใด ๆ ในการสนทนากัน ให้จดบันทึกเป็นเอกสารไว้เสมอ หรือหากเป็นไปได้ให้บันทึกข้อมูลเป็นไฟล์เสียงไว้เลย (แต่ต้องขออนุญาตลูกค้าก่อน) ปัญหาอย่างหนึ่งที่มักจะเกิดขึ้นก็คือ ตอนคุยกันอะไร ๆ ก็ดูดีไปหมด ลูกค้าเสนออะไรมาฟรีแลนซ์มือใหม่ก็จะตกปากรับคำ ถามว่าทำได้ไหม ก็ตอบว่าทำได้แทบทุกอย่าง ไม่มีปัญหา ไม่ต้องห่วง แต่พอกลับมาถ้าไม่ได้จดบันทึกข้อมูลดี ๆ คุณอาจลืมข้อมูลบางส่วนว่าลูกค้าพูดอะไรหรือคุณไปตกปากรับคำอะไรไว้บ้าง
  ฝึกนิสัยพกสมุดบันทึกและปากกาไปในการพูดคุยงานหรือการประชุมงานทุกครั้ง พยายามจดบันทึกทุกอย่างที่ทำได้ ประเด็นหลัก ๆ ข้อตกลงร่วมกันลูกค้าพูดอะไรให้จดไว้ พอพูดคุยงานบ่อย ๆ เข้าคุณจะรู้เองว่าประเด็นไหนบ้างที่น่าสนใจ และต้องจดบันทึกไว้ นอกจากนี้ยังทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณสนใจและให้ความสำคัญ คุณรับฟังความต้องการต่าง ๆ ของเขาอย่างเต็มที่

สรุปเรื่องที่คุย กำหนดขอบข่ายงาน
   หลังจากกลับมาจากประชุม ให้นำข้อมูลต่าง ๆ ที่จดบันทึกมาสรุปโดยละเอียดและส่งอีเมล์ให้ลูกค้า ร่วมทั้ง CC หาตัวเองเสมอ เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อตกลงทุก ๆ อย่าง รายละเอียดงาน ความต้องการ ถูกต้องและชัดเจน ไม่มีประเด็นไหนที่เข้าใจผิดเพี้ยนไปจากที่ลูกค้าต้องการหรือคุณเองเข้าใจ

ส่งข้อมูลสรุปกลับไปให้ลูกค้า
   ฝึกนิสัยในการสรุปข้อมูลจากบันทึกย่อที่คุณจดบันทึกไว้ ส่งกลับไปให้ลูกค้าอย่างรวดเร็วเสมอ รวมทั่่งส่งหาตัวเองและทีมงาน (หากมี) ในอีเมล์อย่าลืมระบุว่าหากมีส่วนไหนที่คาดเคลื่อน รบกวนลูกค้าช่วยแจ้งให้ทราบด้วย คุณจะได้ทำการประเมินราคาค่าใช้จ่ายและจัดทำเอกสารเสนอราคา (Qqutation) ไปให้

   การสรุปข้อมูลออกมาเป็นเอกสาร โดยส่งให้ลูกค้าและสำเนาหาตัวเองไว้ด้วยหนึ่งชุด จะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณเป็นมืออาชีพ กระตือรื้อร้นในการทำงานและพร้อมจะพิจารณาให้คุณรับผิดชอบงานนั้น ๆ เป็นการได้ประโยชน์ร่วมกัน เพราะลูกค้าก็ไม่ต้องเป็นคนสรุปข้อมูล และแสดงให้เห็นว่าเราใส่ใจการเข้าประชุมในทุก ๆ รายละเอีย

No comments:

Post a Comment