บริหารเวลา สร้างงานให้ได้ตามเป้า

        ข้อเท็จจริงของการทำงานแบบฟรีแลนซ์ก็คือ เราต้องควบคุมตัวเอง เป็นนายตัวเอง ไม่มีคนมาคอยจี้งาน ดูแลความคืบหน้า หากเราหย่อนยาน ก็ไม่มีใครมาต่อว่า จะรู้ตัวอีกทีก็คืองานไม่ทันส่ง
หรือต้องมาทำงานแบบปั่น ๆ เผา ๆ ซึ่งแน่นอนว่าคงไม่อาจคาดหวังคุณภาพงานได้อย่างที่ลูกค้าต้องการ ในชีวิตการทำงานแต่ละวันของฟรีแลนซ์ อาจมีเรื่องให้เสียสมาธิได้มากมาย แว้บ ๆ ก็หมดไปอีกวันหนึ่งแล้ว เรามีเทคนิคที่จะช่วยดูแลให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างที่ควรจะเป็นและควบคุมการผลิตงาน
ให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

ต้องใช้ To-Do List
สิ่งสำคัญสุด ๆ ของการเป็นฟรีแลนซ์มืออาชีพที่คาดหวังว่าจะมีผลงานสม่ำเสมอและเพิ่มระดับรายได้ให้เท่ากับหรือมากกว่าการทำงานประจำ เราต้องรู้จักสร้างทักษะในการบริหารเวลาและจัดการงาน
การใช้รายการต้องทำ เป็นตัวช่วยหนึ่งที่สำคัญและได้ผลดี
เมื่อมีการบันทึกข้อมูล อย่างเคร่งครัด จะช่วยให้เราทราบสถานะและรู้ว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง มีความเร่งด่วน ความสำคัญอย่างไร จะได้รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหรือหลัง กลยุทธ์ที่ดีก็คือ แบ่ง
To-Do List ออกเป็นสองประเภท คือ รายการสิ่งที่จะทำในระยะยาว และรายการสิ่งที่จะทำภายในระยะเวลาสั้น ๆ นอกจากสิ่งที่ต้องกำหนดระยะเวลาสำหรับงานแต่ละชิ้นที่เขียนลงใน To-Do List
ให้สมเหตุสมผลด้วย ไม่ใช่สักแต่เขียนไปลอย ๆ หรือเขียนแล้วไม่ปฏิบัติตาม ก็ย่อมไม่เกิดประโยชน์อะไรขึ้นมา

บริหารเวลา บริหารชีวิต
องค์ประกอบสำคัญอีกส่วนหนึ่งที่มีผลต่อประสิทธิผลในการทำงานที่จะได้รับก็คือ การบริหารและจัดสรรเวลา การลงบันทึกเวลาอย่างจริงจังสำหรับ การทำงานมีผลต่อรายได้ ฟรีแลนซ์จำนวนมาก
คิดค่าตอบแทนต่อชั่วโมงและถึงแม้จะไม่ได้คิดค่าตอบแทนต่อชั่วโมงก็ตาม การบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานต่าง ๆ ในแต่ละวันก็มีความสำคัญมากอยู่ดี เพราะมันจะสะท้อนให้เห็นว่าเราเสียเวลาไปกับเรื่อง
อะไรมากจนเกินไปหรือเปล่า อะไรที่เราใช้เวลาไปได้แบบพอเหมาะพอดี ซึ่งหากไม่ใช้กระดาษก็มีซอฟต์แวร์มากมายสำหรับช่วยในการบริหารจัดการเวลา
รับมือกับปัจจัยรบกวนอนาคต
การที่จู่ ๆ พนักงานบริษัทจะหันมาดูแลชีวิตตัวเอง บริหารเวลาเพื่อตัวเองนั้นก็เทียบได้เหมือนกับการที่เด็กมัธยมที่มีครูคอยดูแล จู่ ๆ ก็ได้รับอิสระมาเมื่อไปเรียนมหาวิทยาลัย ไม่มีใครคอยสนในคุณจะเข้า
เรียนหรือไม่ คุณจะใช้เวลาไปอย่างไร เพราะลงท้ายผลเสียจะเป็นเรี่องของตัวคุณเองเต็ม ๆ
ตอนเป็นพนักงาน ไม่ว่ายังไง คุณอาจจะเสียสมาธิไปกับเรื่องนั้น เรื่องนี้บ้าง พอปลายเดือนก็มีเงินเดือนออกมาให้ แต่เมื่อเป็นฟรีแลนซ์ รับผิดชอบชีวิตตัวเอง ยิ่งเราเสียสมาธิไปนอกเรื่อง นอกลู่
นอกทางมากเท่าไหร่ ปลายเดือนอาจไม่มีงานที่แล้วเสร็จและรายรับอาจจะซ็อตได้ดื้อ ๆ หากคุณไม่ทำงานก็หมายถึงไม่มีรายรับเข้ามาในบัญชี ฟรีแลนซ์มืออาชีพจึงต้องมีวินัยในตัวเองสูงพอควร
ฟรีแลนซ์หลายคนปล่อยตัวตามสบาย ตื่นสาย ๆ ทำงานจนดึก เราแนะนำว่าหากเป็นไปได้ พยายามทำตัวให้เป็นเหมือนกับการทำงานออฟฟิศ คือ ทำงานในชั่วโมงปกติ เพราะทำงานดึก ๆ ไปก็ส่งผลให้
ชีวิตในอีกวันกว่าจะเริ่มงานนั้นสายหรือบ่าย ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ดีอะไรเลย
เรื่องการตรงต่อเวลา เป็นหัวใจสำคัญสุด ๆ ของฟรีแลนซ์ ต้องท่องไว้ให้ขึ้นใจว่างานทุกงานที่รับมาย่อมมีเส้นตายกำหนดให้อยู่แล้ว หากไม่แน่ใจว่าจะทำงานได้ทันกำหนดนั้น ๆ ทางเลือกที่ดีกว่าก็คือ
อย่าไปรับงานนั้นมาแล้วทำไม่ได้ตามคำพูด รับปากลูกค้าไว้อย่างไร ต้องให้เป็นไปตามนั้นเสมอ ไม่มีข้อแก้ตัว ไม่มีข้อยกเว้นใด ๆ ทั้งสิ้น...

ดูแลตัวเองให้ดี

     นอกจากทำงานให้ดีที่สุดแล้ว เราต้องไม่ลืมดูแลสุขภาพตัวเองให้ดีด้วย โรคของคนทำงานปัจจุบันมีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นโรคอ้วนที่เกิดจากการนั่งทำงานตลอด ไม่ค่อยได้ขยับออกกำลังกาย
โรค RSI หรือความเจ็บป่วยที่เกิดจากการเคลื่อนไหวกล้ามเนื้อซ้ำ ๆ ในท่าเดิม ๆ การปวดหลังก็เป็นอาการอย่างหนึ่งของความเจ็บป่วยจากการทำงาน การนั่งทำงานด้วยท่าทางไม่ถูกต้อง รวมทั้งความเครียดด้วย

    ฟรีแลนซ์จำนวนมากทำงานโดยมีโอกาสเสี่ยงต่อการเกิดโรค RSI เช่น การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊ค นั่งทำงานบนเตียง หรือโต๊ะที่ไม่ได้มาตรฐาน นอกจากนี้ยังอาจทำงานยาวนานข้ามวัน
ข้ามคืนจนกลายเป็นเรื่องปกติ การทำงานอิสระยังงทำให้ขาดปัจจัยที่จะมาบังคับให้เราลุก ขยับ เดินปรับเปรียนท่าทาง ขณะที่การทำงานประจำมีการประชุม มีคอฟฟี่เบรก การเดินทาง หรืกระทั้ง
การต้องลุกไปถ่ายเอกสาร มาเป็นตัวบังคับให้มีการเคลื่อนไหวร่างกาย
สำหรับคนที่เป็นฟรีแลนซ์อยู่แล้ว ลองตรวจสอบตัวเองว่ามีอาการปวดล้าตามบริเวณต่าง ๆ จนเรื้อรังหรือไม่ เช่น ข้อมือ หลัง หัวไหล่ บั้นเอว มือหรือข้อนิ้ว หรือมีอาการชาผิดปกติหรือเปล่า ซึ่งอาจ
เกิดจากการไหลเวียนของเลือดลมไม่ปกติ รวมทั้งอาการปวดเมื่อย ล้าของกล้ามเนื้อบริเวณต่าง ๆ
วิธีการรับมือและป้องกันกับความเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงานได้แก่
จัดท่านั้งให้ถูกต้อง
สิ่งสำคัญที่สุดก็คือ เลือกใช้และปรับตำแหน่งเก้าอี้นั่งให้เหมาะสม นั่งให้สะโพกติดด้านในสุดของเก้าอี้ และที่สำคัญซึ่งคนส่วนใหญ่มักจะทำไม่ถูกต้องก็คือ เท้าทั้งสองขอ้างต้องวางราบไปกับพื้น
ไม่ไขว้ขา ไม่ยกขามาวางบนขาเก้าอี้ หรือปรับเก้าอี้จนขาลอยขึ้นจากพื้น หัวเข่าทั้งสองข้างต้องอยู่ในระนาบเดียวกับสะโพก
หากมีเก้าอี้พนักงานแบบพักแขนให้ปรับได้ ก็สามารถวางแขนทั้งสองข้างได้โดยหัวไหล่รู้สึกสบาย ผ่อนคลาย ไม่เครียดเกร็ง หากรู้สึกว่าต้องเกร็งหัวไหล่นั้นเป็นสัญญาณว่าการปรับตำแหน่งไม่
เหมาะสม
สุดท้ายคือ หลัง ต้องนั่งทำงานโดยแผ่นหลังตรง ไม่คดงอ หากไม่ได้อาจต้องหาหมอนมาหนุนหลัง

จัดหาเวลาเบรกงานเป็นระยะ
ฟรีแลนซ์จำนวนมากมีนิสัยเสียอย่างหนึ่ง คือ มักจะเผลอลืม จะโดยจงใจหรือไม่จงใจก็ตามแต่ คือมักจะนั่งทำงานต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน ๆ
ลองนึกสภาพตัวเองทำงานดูก็คงจะพอนึกออก หลายคนมักจะทำงานหน้าจอคอมพิวเตอร์ครั้งละ หลายชั่วโมง ในท่าเดิม ๆ ปัญหาก็คือ ร่างกายของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับการทำงาน
แบบนั้น สามารถเพิ่มความสดชื่นให้ร่างกายและลดความเมื่อยล้าได้โดยทุก ๆ ครึ่งชั่วโมงให้ลุกจากเก้าอี้ เคลื่อนไหวเปลี่ยนอิริยาบทบ้าง ขยับแข้ง ขยับขาให้เลือดลมสูบฉีดบ้าง และเมื่อผ่านไปสักชั่วโมง
 หาเวลา 5 หรือ 10  นาที เบรก เดินไปเดินมา หรือถือโอกาสเข้าห้องน้ำ ตรงนี้มีเทคนิคคือพยามยามดื่มน้ำสะอาดให้มาก ๆ ถ้าเราดื่มน้ำมากพอก็จะได้บังคับตัวเองให้เข้าห้องน้ำไปปัสสาวะได้บ่อย
ขึ้น และส่งผลดีต่อร่างกายไปในตัว อย่าลืมว่าหมอแนะนำให้เราดื่มน้ำวันละแปดแก้วเป็นอย่างน้อยนะครับ สาว ๆ ยิ่งต้องระวัง ยิ่งในรายที่ดื่มน้ำน้อยและชอบนั่งทำงานต่อเนื่องนาน ๆ อั้นปัสสาวะทั้งที่ปวด หลายรายพบว่าตัวเองลงเอยด้วยอาการป่วยเป็นโรคกระเพาะปัสสาวะหรือทางเดินปัสสาวะอักเสบ
อย่างรุนแรง
พักสายตาโดยเปลี่ยนไปมองอะไรอย่างอื่นที่มีสีเขียว ๆ บ้างเพื่อให้สายตาลดอาการล้าจากการเพ่งมองจอคอมพิวเตอร์ต่อเนื่องนานเกินไป หากมีกระจกให้ทอดสายตาไปไกล ๆ สำหรับคนที่มองจอคอมฯ
จนรู้สึกตาพร่านั้น เป็นสัญญาณบอกว่าคุณต้องพักสายตานานขึ้นกว่าเดิมแล้วล่ะครับ

อย่ากินมื้อเที่ยงที่โต๊ะทำงาน
เวลาที่มีงานด่วน งานเร่ง และเร่งมากที่สุดเข้ามา หลายคนยอมทานมื้อเที่ยงที่โต๊ะทำงาน หรือหนักข้อขนาดไม่กินอะไรเลยก็มี นี่เป็นทางเลือกที่ไม่เข้าท่า หากหลีกเลี่ยงได้อย่าทำและพยายาม
ออกไปทานข้าวที่อื่นที่ไม่ใช่โต๊ะทำงานจะดีที่สุด....

อุปกรณ์ที่จำเป็น

อุปกรณ์ที่จำเป็น

อีกส่วนสำคัญของการเริ่มตั้งสำนักงาน ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ตาม ก็คือการเลือกซื้อหาอุปกรณ์ต่าง ๆ นั้นเอง ตัวอย่างอุปกรณ์ที่อาจต้องมองหาเพื่อเริ่มต้นสร้างสำนักงานได้แก่



คอมพิวเตอร์

จำเป็นสำหรับ ทุกสายงาน

คอมพิวเตอร์กลายเป็นอุปกรณ์พื้นฐานในการทำงานในปัจจุบันไปแล้ว คำแนะนำคือพยายามลงทุนกับคอมพิวเตอร์ที่เชื่อถือได้ มีสมรรถนะเหมาะกับงานที่คุณต้องทำ

เครื่องพิมพ์ขาวดำ
เครื่องพิมพ์ขาวดำ ปัจจุบันมีราคาถูกมาก จนกลายเป็นอุปกรณ์แจกฟรีเมื่อซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ไปแล้วในบางครั้ง มีตัวเลือกทั้งเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ต เครื่องพิมพ์เลเซอร์ แต่เครื่องพิมพ์ด็อทเมทริกซ์นั้นไม่ค่อยได้รับความนิยม

เครื่องพิมพ์สี
เมื่อก่อนเครื่องพิมพ์สีเป็นเรื่องไกลเกินเอื้อมจริง ๆ แต่ปัจจุบันตัวเลือก เครื่องพิมพ์มีให้เลือกหลากหลายช่วง ตามคุณภาพและราคา ต้นทุนสำคัญ อีกส่วนของเครื่องพิมพ์สีก็คือ ต้นทุนเรื่องหมึกพิมพ์ หรือโทนเนอร์ เครื่องพิมพ์สีอาจแยกออกเป็นสองกลุ่มใหญ่ ๆ ก็คือ เครื่องพิมพ์ที่เป็นอิงค์เจ็ต กับเครื่องพิมพ์สี ที่เป็นเลเซอร์ เครื่องพิมพ์ที่ใช้กันส่วนมากจะเป็นอิงค์เจ็ตแบบเติมหมึก ซึ่งปัจจุบันมีตลับทดแทน หรือไม่ก็ติดแทงค์เข้ามาก็ช่วยประหยัดได้พอสมควร ส่วนเครื่องพิมพ์เลเซอร์สี ราคาเครื่องนั้นลดลงมามากพอสมควรแล้ว แต่หมึกพิมพ์ยังมีราคาสูงมากและไม่จำเป็นสำหรับการพิมพ์งานทั่วไป

เครื่องโทรสารหรือเครื่องแฟกซ์
ยังคงมีอีกทางเลือกสำหรับการรับและส่งข้อมูลที่ยังใช้งานกันค่อนข้างมาก แม้ว่าจะมีช่องทางอื่นทดแทนขึ้นมาจากเดิมก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นอินเตอร์เน็ต อีเมล์ ฯลฯ หรือกรณีที่เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ไว้ตลอดหรือตั้งเซิร์ฟเวอร์ อาจลองพิจารณาระบบซอฟต์แวร์ ที่ทำหน้าที่เสมือนแฟกซ์มาใช้งานแทนก็ได้

สแกนเนอร์
มีประโยชน์สำหรับงานออกแบบมากทีเดียว และมีประโยชน์ในการนำข้อมูลเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันราคาเครื่องสแกนเนอร์ถูกลงมาก และทำงานได้รวดเร็วขึ้น ความละเอียดที่แตกต่างกัน จะเป็นตัวกำหนดราคาของเครื่องสแกน

อุปกรณ์สำรองข้อมูล
การสำรองข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญของฟรีแลนซ์ หลายครั้งหลายคนที่เรามักจะได้ยินเรื่องราวจากปากคนอื่น ๆ ว่าคอมพิวเตอร์พัง ฮาร์ดดิสก์เสีย ข้อมูลสูญหายไปหมด งานที่กำลังจะต้องส่งหายไป ไม่มีงานส่งลูกค้า ฯลฯ ปัญหาเช่นนี้ต้องไม่เกิดขึ้นกับคนที่จะเรียกตัวเองว่าฟรีแลนซ์มืออาชีพ

อุปกรณ์สำรองข้อมูลปัจจุบันมีให้เลือกใช้อย่างหลากหลาย แตกต่างกันไปตามความต้องการในเรื่องขนาดและความจุ รวมถึงการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ หรือต้องจัดการเอง เช่น นักเขียน อาจเลือกใช้เพียงทัมป์ไดรฟ์ ที่มีความจุมากมาย หรือฮาร์ดดิสแบบพกพา เพื่อสำรองข้อมูลจากเครื่องพีซี หรือโน๊ตบุ๊คส์ ขณะที่ฟรีแลนซ์ด้านบัญชีอาจต้องการความจุที่เพิ่มขึ้น กับความน่าเชื่อถือที่มากขึ้น รวมทั้งการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ เพราะคงไม่สนุกแน่ ๆ หากข้อมูลบัญชีตลอดทั้งปีของลูกค้าหลายรายที่เก็บไว้ในเครื่องต้องหายไปจากโลก โดยที่คุณต้องเป็นคนอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจ

ข่าวดีก็คือ อุปกรณ์สำรองข้อมูลแทบทุกประการมีความจุต่อหน่อยต่อราคาที่ต้องจ่ายลดลงจากเดิมมาก รวมถึงอุปกรณ์สำรองข้อมูลอัตโนมัติที่พร้อมใช้งานในระบบเครือข่ายได้ทันที คำแนะนำคือ ให้ลงทุนกับอุปกรณ์เหล่านี้เสมอ อย่ารอมาบ่นเสียดาย เสียใจ ไม่น่าพลาดที่ไม่ได้ลงทุน และไม่รู้จะหาอะไรมาอธิบายกับลูกค้าให้ยอมรับและเข้าใจได้

อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
อุปกรณ์ไฟฟ้า มักจะอ่อนไหวกับกระแสไฟฟ้าที่ไม่สม่ำเสมอ หรือเกิดการกระชากอย่างรุนแรง เช่นกรณีเกิดไฟซ็อต เกิดฟ้าผ่าอย่างรุนแรง ฯลฯ หากไม่มีอุปกรณ์ปรับแรงดันไฟฟ้าหรือวงจรป้องกันกระแสไฟเกิน เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ ของสำนักงานอาจเสียหายได้แบบไม่กลับ ลองมองหาอุปกรณ์ป้องกันไฟฟ้ากระชากมาใช้ ถือเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาดครับ...

ที่ทำงานต้องมีความสุข

สถานที่ทำงาน เป็นหนึ่งในสถานที่ที่เราจะใช้เวลากับมันมากถึงมากที่สุด จึงควรให้ความสำคัญกับการจัดการพื้นที่ตรงนี้ให้ดี และมีบรรยากาศ เหมาะกับการสร้างสรรค์งานคุณภาพ จะว่าไปก็ควรให้ดีทั้งกับการผลิตงานและดีต่อสุขภาพด้วย ส่วนต่าง ๆ ที่ควรนำมาพิจารณาได้แก่

จัดตำแหน่งโต๊ะทำงานให้ดี
ควรหันหน้าโต๊ะทำงานออกไปหาประตู จะให้ความรู้สึกต้อนรับผู้มาเยือนได้ดีกว่าการหันข้างอีกด้วย ห้องทำงานควรมีแสงสว่างภายนอกส่องเข้ามาได้ หากพึ่งแต่แสงจากหลอดนีออน อย่างเดี่ยวจะทำให้สายตาล้าได้ และเกิดความเครียดสะสมมาก โดยเฉพาะกับงานที่ต้องใช้สายตามาก ๆ เช่น งานศิลปะ การออกแบบ กราฟฟิกดีไซน์ หรืองานที่ต้องจ้องหน้าคอมพิวเตอร์นาน ๆ เช่น งานแปลเอกสาร หรือการออกแบบเว็บไซต์

แป้นพิมพ์และเมาส์
ควรลงทุนกับแป้นพิมพ์และเมาส์ โต๊ะที่ใช้วางคอมพิวเตอร์ควรจะถูกหลักสรีระศาสตร์ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมือและแขนได้รับบาดเจ็บ เพราะข้อเท็จจริงก็คือ มีผู้ใช้คอมพิวเตอร์มากมายที่ประสบปัญหาเจ็บป่วยจากอาการปวดข้อมือ ปวดหลังที่เกิดจากการใช้งานกล้ามเนื้อซ้ำ ๆ ในท่าเดิม ๆ มากจนเกินไป หากป้องกันได้ย่อมดีกว่าการตามรักษา

นอกจากนี้ ยังมีเคล็ดลับควรทำอื่น ๆ สำหรับที่ทำงานอีกด้วย เช่น

ควรล็อกห้องทำงานไว้เสมอ
ข้อเสนอนี้ควรทำตามอย่างยิ่ง โดยเฉพาะถ้าคุณทำงานที่บ้าน มีเด็ก ๆ หรือสัตว์เลี้ยง เพราะมีโอกาสมากทีเดียวที่งานซึ่งใกล้จะเสร็จหายไปต่อหน้าต่อตา หมาน้อยของคุณอาจจะขย้ำงานที่เพิ่งทำเสร็จ ลูกอาจจะเดินไปรีเซ็ต เครื่องคอมพิวเตอร์หรือทำน้ำหกรดคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ปัญหาเหล่านี้ป้องกันได้ครับ ด้วยการล็อกห้องทำงานไว้เสมอ เมื่อคุณไม่อยู่ในห้อง

ห้องทำงานต้องมีแสงเพียงพอ
ถ้าห้องทำงานมีขนาดเล็ก หรือมีหน้าต่างไม่มากนัก ลองหากกระจกมาแขวนใกล้ ๆ กับหน้าต่าง เพื่อเพิ่มแสง และยังช่วยให้ห้องดูโปร่ง กว้างขึ้นกว่าความเป็นจริงได้อีกด้วย

จัดห้องทำงาน อย่าให้รกรุงรัง
อย่างที่บอกว่า ห้องทำงาน ที่ทำงาน คือสถานที่ที่เราจะใช้เวลาอยู่กับมันมากที่สุด ดังนั้นเราควรใช้เวลาส่วนหนึ่งจัดระเบียบให้กับข้าวของ เอกสาร กระดาษรีไซเคิล เช่นเดียวกัน ถ้ามีอุปกรณ์อะไรที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน พยายามนำมันออกไปจากห้องเสีย เพื่อให้ห้องทำงานบรรยากาศดี และน่าทำงาน

หาบอร์ดติดเอกสาร หรือไวท์บอร์ดมาใช้
ลองมองหาคอร์กบอร์ดสำหรับติดบันทึกย่อ ติดเอกสาร หรือไวท์บอร์ดมาใช้ประโยชน์ในห้องทำงาน นอกจากจะช่วยบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ได้ดีแล้ว ยังช่วยเพิ่มโอกาสให้คุณได้ลุกจากเก้าอี้ไปจัดการเขียนบันทึก จัดการเขียนหรือลบข้อมูลเป็นระยะได้ในตัว...

เคล็ดลับเลือกสำนักงาน

ทำรังแต่พอตัว
เริ่มจากเล็ก ๆ พอเหมาะ พอดีกับความจำเป็นก็พอ หมดสมัยของการคิดว่าสำนักงานเป็นหน้าเป็นตาแล้ว ยกเว้นคุณเป็นสถาปนิก หรือดีไซเนอร์ชื่อดัง ไม่มีปัญหาเรื่องทุนทรัพย์ อาจตกแต่งสำนักงาน
ให้หรู ฮิป เก๋ มีสไตส์ได้เต็มที่ เพราะนั้นเป็นเหมือนส่นหนึ่งของการโฆษณาให้ลูกค้าเห้นคำแนะนำสำหรับฟรีแลนซ์ทั่วไปก็คือ เริ่มต้นอย่างชาญฉลาดด้วยการประหยัด

เลือกสถานที่ให้ดี ไม่ทึบเกินไป
อย่าเลือกทีทำงานเป็นห้องปิด ไม่มีกระจก หรือไม่มีแสงสว่างส่องเข้ามาถึง เรียกว่า อาศัยแต่ไฟนีออนกับเปิดแอร์อย่างเดียว ทำงานไปไม่นานก็จะเหี่ยวเฉา คนทำงานก็จะหดหู่ ไม่มีพลังในการทำงาน

ไม่จำเป็นต้องเลือกใจกลางเมือง
ควรจะเลือกสถานที่เดินทางไปกลับได้สะดวก หากจะเลือกเช่าพื้นที่สำนักงานอาจไม่จำเป็นต้องมองพื้นที่กลางใจเมือง นอกจากค่าใช้จ่ายสูงแล้วยังอาจมีปัญหาเรื่องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

เช่าสำนักงานเป็นเรื่องเป็นราว

ฟรีแลนซ์บางคน อาจเลือกเช่าสำนักงานเล็ก ๆ ในเมือง หรือใกล้ ๆ บ้าน โดยอาจมีเหตุผลแตกต่างกันไป มีพี่ที่รู้จักกันคนหนึ่งเป็นช่างภาพ และทำสตูดิโอถ่ายภาพ โดยมีงานจากบริษัทเอเยนซี่ยักษ์ใหญ๋หลายราย จึงเลือกเช่าสำนักงานเล็ก ๆ ทำเป็นสตูดิโอไปด้วยในตัวใกล้ ๆ กับแถวสีลม เพื่อให้ลูกค้าเดินทางมาดูงานสะดวกแม้จะมีรายจ่ายสูงขึ้นมาพอสมควรก็ตาม

การเช่าสำนักงาน ช่วยให้แยกชีวิตส่วนตัวกับงานออกจากกันได้ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความพึงพอใจว่าเรามีออฟฟิศเป็นของตัวเอง แม้จะเล็กหรือใหญ่นั่นก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ลองมาดูข้อดีและข้อด้อยกันดีกว่า

ข้อดีของการเช่าสำนักงานได้แก่
ดูดี ดูเป็นมืออาชีพ
การทำงานที่บ้านอาจดูไม่เป็นมืออาชีพ การมีสำนักงานจะช่วยให้ดูดีขึ้นในสายตาลูกค้า ยิ่งถ้าเป็นสายงานที่ต้องมีการพบปะ

แยกชีวิตส่วนตัวกับงานออกจากกัน
การแยกสถานที่ทำงานออกมาต่างหาก จะช่วยให้ชีวิตงานกับชีวิตของคุณแยกออกจากกันได้ดีขึ้น แม้ว่าจะเป็นเรื่องธรรมดาที่ เมื่อก้าวข้ามมาเป็นเจ้าของกิจการ ย่อมทำให้ความคิดและสมาธิจดจ่อกับงานมากกว่าปกติก็ตาม

มีโอกาสบังคับตัวเองให้เลิกงานแล้วกลับบ้าน
อาจจะฟังดูแปลก ๆ แต่ก็เป็นเรื่องจริง การแยกที่ทำงานออกจากบ้านจะช่วยให้มีโอกาสปิดสวิตซ์ตัวเองให้ออกจากที่ทำงานอย่างจริง ๆ จัง ๆ ข้อดีอย่างหนึ่งของการได้เดินทาง เปลี่ยนปริบท ขับรถ นั่งรถไฟฟ้า ฯลฯ ได้พบเห็นชีวิตและผู้คนบ้าง จะเป็นการเปลี่ยนสภาพแวดล้อมให้ไม่จำแจมาก

ส่วนข้อด้วอยของการเริ่มต้นด้วยการเช่าสำนักงานได้แก่
มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
แน่นอนว่าอุปสรรคอย่างแรกของการเช่าสำนักงาน ก็คือการมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเกิดขึ้นทันที ทั้งค่าเช่า ค่าไฟ ค่าน้ำ รวมทั้งค่าเดินทางที่ต้องมีแน่นอน ดังนั้นอาจจะยังไม่เหมาะสำหรับผู้ที่มีงบประมาณเริ่มต้นไม่มากนัก

อาจกลายเป็นการหนีเสื้อปะจระเข้
สำหรับบางคน การออกมาทำงานฟรีแลนซ์ก็เพราะไม่อยากอยู่ในสภาพแวดล้อมแบบสำนักงานเหมือนที่ผ่าน ๆ มา ถ้าเป็นกรณีนี้ก็อาจจะค่อย ๆ ใช้เวลาปรับเปลี่ยนไปทีละน้อยก็ได้

ต้องเสียเวลาเดินทางไปกลับ
แน่นอนว่าหากมีที่ทำงานแยกออกจากที่พัก เราก็ไม่อาจเลี่ยงการเดินทางได้ สำหรับในเมืองเล็กอาจจะไม่มีผลเท่าไหร่ แต่ในเมืองใหญ่ต้องพิจารณาให้ดีเช่นกัน เพราะอาจกลายเป็นว่าแต่ละวันหมดไปกับเวลาเดินทางไปกลับมากจนเกินจำเป็นอีกเหมือนกัน

เคยมีโอกาสได้พบปะกับที่ปรึกษาของเครือร้านอาหารหลากหลายแบรนด์ชั้นนำที่เปิดให้บริการในห้างสรรพสินค้าชั้นนำทั่วประเทศ มีสาขามากมาย ผมได้ข้อมูลที่น่าทึ่งว่า บริษัทเจ้าของร้านอาหารเหล่านั้นมีสำนักงานเล็กมาก พนักงานส่วนใหญ่ทำงานออนไลน์ ผู้จัดการฝ่ายการตลาดไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเข้าออฟฟิศแต่ใช้เวลากับการลงพื้นที่เห็นปัญหามองหาโอกาสจริง ๆ จากร้านค้าสาขาต่าง ๆ มากมาย เพราะเชื่อว่าทุกคนสามารถทำงานออนไลน์ถึงกันได้ การวางระบบเป็นไปตามนี้ และเจ้าของธุรกิจเป็นคนหัวสมัยใหม่ ใช้ช่องทางการสื่อสารผ่านระบบสื่อสารเป็นหลัก นาน ๆ ก็เรียกประชุมแบบพบเจอหน้ากันสักครั้ง ใช้ระบบสำนักงานเสมือนหรือ Virtual Office กันอย่างจริงจัง...